e-GP tender submission guide: step-by-step bidding on eprocure.gov.bd
By e-GP Sohayok editorial team · Published
A step-by-step walkthrough for Bangladeshi tenderers: e-GP registration, finding a tender, buying documents, preparing the bid, tender security, and submitting before the deadline under PPR 2025.
বাংলাদেশে ই-জিপি পোর্টালে দরপত্র দাখিলের প্রতিটি ধাপ নিচে বাংলা ও ইংরেজিতে দেওয়া হলো।
Step-by-step submission process
1. Register and activate your e-GP account
Register the bidding organisation on eprocure.gov.bd, pay the registration and annual renewal fees through the portal's accepted channels, and keep the user account active. Each authorised user needs their own login; shared logins cause rejected submissions when the certificate holder is unavailable.
১. ই-জিপি অ্যাকাউন্ট নিবন্ধন ও সক্রিয় করুন
eprocure.gov.bd-তে প্রতিষ্ঠানের নিবন্ধন করুন, নিবন্ধন ও বার্ষিক নবায়ন ফি পোর্টালের অনুমোদিত মাধ্যমে পরিশোধ করুন এবং অ্যাকাউন্ট সক্রিয় রাখুন। প্রত্যেক অনুমোদিত ব্যবহারকারীর নিজস্ব লগইন থাকা জরুরি।
2. Find the right tender and read the notice
Search tenders by procuring entity, district, procurement type and closing date. Open the tender notice (IFT/ITT) and note the tender ID, procurement method, closing date and time, and whether PPR 2008 or PPR 2025 governs the process.
২. সঠিক দরপত্র খুঁজুন ও বিজ্ঞপ্তি পড়ুন
ক্রয়কারী সংস্থা, জেলা, ক্রয় ধরন ও শেষ তারিখ অনুযায়ী দরপত্র খুঁজুন। দরপত্র আইডি, ক্রয় পদ্ধতি, দাখিলের শেষ তারিখ-সময় এবং কোন বিধিমালা (পিপিআর ২০০৮ না ২০২৫) প্রযোজ্য তা লিখে রাখুন।
3. Check eligibility and qualification criteria
Compare the tender's experience, turnover, equipment, personnel and licence requirements against your company profile before spending money on the document. Note every declaration and certificate the tender document asks for.
৩. যোগ্যতার শর্ত যাচাই করুন
দলিল কেনার আগে অভিজ্ঞতা, টার্নওভার, যন্ত্রপাতি, জনবল ও লাইসেন্সের শর্তগুলো নিজের প্রতিষ্ঠানের প্রোফাইলের সঙ্গে মিলিয়ে নিন। প্রয়োজনীয় সব ঘোষণা ও সনদের তালিকা করুন।
4. Buy or download the tender document
Purchase the document within the portal where a fee applies. Download every annex, drawing, bill of quantities and addendum — later addenda can change quantities, deadlines and evaluation criteria.
৪. দরপত্র দলিল ক্রয় বা ডাউনলোড করুন
ফি প্রযোজ্য হলে পোর্টালের মাধ্যমেই দলিল ক্রয় করুন। সব সংযুক্তি, নকশা, বিওকিউ ও সংশোধনী (অ্যাডেন্ডাম) ডাউনলোড করুন — পরবর্তী সংশোধনীতে পরিমাণ, সময়সীমা বা মূল্যায়ন শর্ত বদলে যেতে পারে।
5. Ask clarification questions before the deadline
Use the portal's clarification window for anything ambiguous — especially conflicting rule references or unclear specifications. Verbal assurances are not binding; only written clarifications issued through e-GP are.
৫. সময়ের মধ্যে ব্যাখ্যা চেয়ে নিন
অস্পষ্ট বিষয়, বিশেষ করে পরস্পরবিরোধী বিধি উল্লেখ বা অস্পষ্ট স্পেসিফিকেশনের জন্য পোর্টালের ক্ল্যারিফিকেশন সময়সীমা ব্যবহার করুন। মৌখিক আশ্বাস গ্রহণযোগ্য নয়; ই-জিপির লিখিত ব্যাখ্যাই প্রযোজ্য।
6. Prepare the technical and financial parts
Fill the portal forms exactly as named in the document. Keep uploads within the stated file size and format limits, name files clearly, and make sure the priced bill of quantities totals match the amount entered in the financial form.
৬. কারিগরি ও আর্থিক অংশ প্রস্তুত করুন
দলিলে উল্লিখিত ফরম অনুযায়ী তথ্য পূরণ করুন। ফাইলের আকার ও ফরম্যাটের সীমা মানুন, ফাইলের নাম স্পষ্ট রাখুন এবং বিওকিউ-এর মোট মূল্যের সঙ্গে আর্থিক ফরমের অঙ্ক মিলিয়ে নিন।
7. Arrange tender security and required fees
Prepare the tender security in the exact form, amount and validity the document requires, from an acceptable issuer. A security that expires before the required validity period is a common cause of rejection.
৭. দরপত্র জামানত ও ফি প্রস্তুত রাখুন
দলিলে উল্লিখিত ধরন, পরিমাণ ও মেয়াদ অনুযায়ী গ্রহণযোগ্য প্রতিষ্ঠান থেকে দরপত্র জামানত নিন। মেয়াদ কম থাকলে দরপত্র বাতিল হওয়ার ঝুঁকি সবচেয়ে বেশি।
8. Submit early and keep the receipt
Upload and submit well before the closing time — portal traffic peaks in the final hour. After submission, save the system-generated acknowledgement and confirm the bid shows as submitted in your dashboard.
৮. আগেভাগে দাখিল করুন ও রসিদ সংরক্ষণ করুন
শেষ সময়ের অনেক আগেই আপলোড ও দাখিল সম্পন্ন করুন — শেষ ঘণ্টায় পোর্টালে চাপ বেশি থাকে। দাখিলের পর সিস্টেম-জেনারেটেড প্রাপ্তিস্বীকার সংরক্ষণ করুন এবং ড্যাশবোর্ডে স্ট্যাটাস যাচাই করুন।
9. Track opening, evaluation and outcome
Follow the opening record and any clarification requests from the procuring entity, and respond within the stated time. If you are dissatisfied with the outcome, the complaint route and time limits are set out in the procurement rules.
৯. উন্মুক্তকরণ, মূল্যায়ন ও ফলাফল অনুসরণ করুন
দরপত্র উন্মুক্তকরণের রেকর্ড এবং ক্রয়কারীর ব্যাখ্যা চাওয়ার নোটিশ অনুসরণ করুন ও নির্ধারিত সময়ে জবাব দিন। ফলাফলে অসন্তুষ্ট হলে বিধিমালা অনুযায়ী অভিযোগের পদ্ধতি ও সময়সীমা প্রযোজ্য।
Common reasons bids get rejected
- Missing addenda: Bids priced on the original BOQ after an addendum changed quantities are routinely rejected.
- Wrong rulebook citations: Check whether the tender runs under PPR 2008 or PPR 2025 before copying clause references from an older bid.
- Short tender security validity: Validity is counted from the bid submission deadline, not from the issue date of the instrument.
- Last-hour submission: Upload failures near the deadline are not accepted as grounds for late submission.
- Unsigned or unscanned declarations: Every declaration named in the document must be uploaded, complete and legible.
PPR 2025 compliance checklist
Confirm which rulebook applies to the tender ID, re-check eligibility wording and security requirements against that rulebook, use the current standard forms rather than an older saved copy, and verify every clause reference in your declarations. Where the tender notice and documents were issued before PPR 2025 took effect, the earlier rules continue to apply to that procurement.
Official sources
ফ্রি অ্যাকাউন্ট খুলে টুলগুলো ব্যবহার করুন
Sign in to use the tender preparation tools
দরপত্রের কাগজ তৈরি, হিসাব যাচাই ও সংরক্ষিত নথি নিবন্ধিত ব্যবহারকারীদের জন্য। নিবন্ধন সম্পূর্ণ ফ্রি এবং সঙ্গে সঙ্গেই প্রবেশ করা যায়।
Related guides
Check which rulebook governs your tender, or start from the full portal walkthrough.